Hitta expertis viktigaste funktionen på intranätet

Många har den senaste tiden uppmärksammat sökning efter kompetens i intranät. ”Att hitta en kollega är den avgörande tjänsten på ett intranät”, skrev exempelvis webbrådgivaren Fredrik Wackå i ett blogginlägg om nästa generations personalkatalog. Att hitta en person som jag vet namnet på, eller som har en viss funktion på en viss avdelning, brukar sällan vara ett problem. Men när jag söker efter en specifik kunskap i organisationen, utan att veta vad personen heter som har kunskapen, då blir det genast svårare, menar Wackå.

I en artikel om IBM i Computer Sweden igår berättas det om hur IBMs interna telefonlista, Blue Pages, utökats till att bli ett socialt nätverk där medarbetarna kan hålla kontakt med varandra. Profilsidor gör det lättare att hålla reda på kompetensen i företaget och hitta expertis. De anställda ges möjlighet att tagga sig själva, andra anställda och dokument med nyckelord, samt att relatera blogginlägg, bokmärken och dokument till en person eller ett ämne. Genom att man kan dokumentera sina kunskaper inför varandra kan ren kompetensutveckling ske, säger Mikael Haglund, teknikchef på IBM Svenska.

Det kan exempelvis handla om vilket kunskapsområde man har och vad man kan. Genom att informationen är sökbar finns den tillgänglig, eller kan hemlighållas om den är konfidentiell. Men tendensen är att dela så mycket som möjligt.

Följden blir en ökad produktivitet, framför allt för att man kan hitta rätt folk. Samt att de misstag som görs bara sker en gång, inte flera. Man kan lära sig av andras erfarenheter.

Några andra som insett hur viktigt det är att hitta expertis är NetRelations i sitt projekt med Kungälvs kommuns nya intranät. Olof Lönnroth, ny medarbetare på NetRelations, skriver i sin kandidatuppsats  ”Kommun 2.0? Attityder och webben 2.0 i organisationer” om hur det nya intranätet upplevs, utifrån intervjuer med några anställda i Kungälvs kommun.

Det verkar överlag finnas en vilja att utnyttja allmän kunskap i kommunen. Flera beskriver att man har en intern platsbank knuten till intranätet, för att ge folk möjlighet att röra sig karriärsmässigt inom organisationen. I det nya intranätet finns det också en profil där man kan fylla i sina kompetenser, vilket sedan blir sökbart, så att man ska kunna hitta kompetens vid behov.

Kungälv använder EPiServer som plattform och SiteSeeker som sökmotor. Förutom att söka efter kompetens i adressboken, kan man samtidigt söka i intranätets projektplats med dialoger, kalendrar, etc som kan innehålla information om var kunskap finns i organisationen. SiteSeeker hanterar då även restriktioner i rättigheterna när visst material är stängt i privata arbetsgrupper.

Kanske är det så som det står i den lista över intranätets betydelse i framtiden som skrivits av Richard Iohnson på Getupdated och som publicerats i Martin Edenströms blogg, att sök och telefonkatalog är framtidens ”killer apps”.

PS. Läs gärna även vad Martin Edenström skriver i sin blogg om uppdrag och framtid för SiteSeeker.